為了加強對檔案的管理，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《安徽省檔案管理辦法》等文件精神，以及市教委《關(guān)于加強市屬學(xué)校檔案管理工作的實施意見》，結(jié)合我校實際情況，特制定本制度。
一、檔案管理體制
（一）學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校長分管領(lǐng)導(dǎo)檔案工作，負責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。
（二）學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬校辦公室領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責(zé)指導(dǎo)其他各部門檔案的建立和管理工作。
（三）根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、檔案分類的收集、整理
（一）分類
學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
（二）收集、整理
1、文書檔案按保管期限、年度、問題分類，以文件的六個特征組卷，由文書處理部門統(tǒng)一組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由會計部門整理歸檔。
3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷。
4、教師業(yè)務(wù)檔案，按教研組，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負責(zé)收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由負責(zé)基建的部門或人員收集、整理，工程竣工后移效綜合檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度、各類會計記錄等年終移交綜合檔案室。
三、檔案的管理
（一）采取措施，做好檔案保管工作，盡量延長檔案的使用壽命。
1、設(shè)置適當?shù)臋n案庫房，購置必需的檔案櫥柜、裝具，配置必要的現(xiàn)代化管理設(shè)備。
2、檔案庫房達到防盜、防火、防鼠、防霉、防塵、防光、防潮等“八防”要求。
3、定期檢查檔案管理情況，及時修復(fù)破損檔案。
4、編制檔案存放示意圖。
（二）建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全。
1、檔案工作人員要認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國保密法》及有關(guān)法規(guī)，嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關(guān)保密規(guī)章制度。
2、檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。
3、非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房。
4、借閱檔案必須嚴格執(zhí)行積極密制度，認真履行借閱手續(xù)。
5、利用檔案中的密件，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準帶走。
（三）建立檔案工作統(tǒng)計制度，及時掌握檔案工作狀況
1、統(tǒng)計收進、移出檔案數(shù)量。
2、統(tǒng)計檔案用房、設(shè)備數(shù)量。
3、統(tǒng)計檔案利用和利用效果。
4、統(tǒng)計檔案編研及其他檔案工作方面的情況。
四、檔案的鑒定與銷毀
（一）建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。
（二）制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。
（三）銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、檔案的利用
（一）開發(fā)檔案信息資源，提供利用服務(wù)
1、編寫大事記、各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和資料匯編，不定期編印檔案信息簡報，擴大檔案利用范圍，提高利用效果。
2、調(diào)閱的檔案只限有調(diào)閱室查閱，閱前登記，閱后應(yīng)及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調(diào)閱帶密級或內(nèi)部管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進行。
4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)印檔案時，應(yīng)征得檔案管理人員同意。
5、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護檔案的完整、齊全和安全，不得在檔案上涂改、裁剪，不得私自拆散、損壞原件。
6、檔案管理人員應(yīng)認真做好檔案的調(diào)閱、利用、登記工作，掌握利用的效果和利用結(jié)果。